Der Arbeitstag beginnt, aber der Kopf dröhnt und an Arbeiten ist nicht zu denken. In diesem Moment muss die Krankmeldung schnell, eindeutig und an die richtige Stelle gehen. Ich zeige, welche Angaben eine Krankmeldung per E-Mail enthalten sollte, welche Fristen in Deutschland gelten, wann die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ins Spiel kommt und welche Fehler Beschäftigte besser vermeiden.
Die wichtigsten Punkte für eine sichere Krankmeldung
- Sofort informieren: Der Arbeitgeber muss unverzüglich erfahren, dass Sie arbeitsunfähig sind und wie lange die Erkrankung voraussichtlich dauert.
- E-Mail richtig adressieren: Schreiben Sie an die in Ihrem Betrieb vorgesehene Stelle und verlassen Sie sich bei dringenden Fällen nicht ausschließlich auf ein unbeaufsichtigtes Postfach.
- Keine Diagnose nennen: Die Krankheit selbst müssen Sie dem Arbeitgeber grundsätzlich nicht mitteilen.
- AU-Frist beachten: Eine ärztliche Feststellung kann ab dem ersten Krankheitstag verlangt werden, auch wenn gesetzlich sonst eine spätere Vorlage vorgesehen ist.
- eAU verstehen: Gesetzlich Versicherte informieren den Arbeitgeber weiterhin selbst, während dieser die AU-Daten normalerweise bei der Krankenkasse abruft.
Was eine Krankmeldung per E-Mail leisten muss
Rechtlich kommt es nicht auf das Wort „E-Mail“ an, sondern auf den Inhalt und den Zeitpunkt der Mitteilung. Nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz müssen Beschäftigte dem Arbeitgeber ihre Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. „Unverzüglich“ bedeutet praktisch, dass die Nachricht ohne schuldhaftes Zögern und möglichst vor Beginn der Arbeitszeit eingeht.
Eine gute Nachricht beantwortet daher drei Fragen. Wer meldet sich krank, ab wann gilt die Arbeitsunfähigkeit und wie lange wird sie voraussichtlich dauern? Die Diagnose gehört nicht hinein. Der Arbeitgeber darf in der Regel wissen, dass Sie arbeitsunfähig sind, aber nicht, ob Sie etwa an einer Grippe, Migräne oder psychischen Erkrankung leiden.
Ich empfehle, die E-Mail an eine konkrete Person oder Funktionsadresse zu senden, etwa an die Personalabteilung und den direkten Vorgesetzten. Entscheidend ist die betriebliche Regelung. Gibt es die Anweisung, zuerst anzurufen, müssen Sie sich daran halten, denn eine Nachricht an ein selten kontrolliertes Sammelpostfach kann im Streitfall problematisch sein.
Diese Angaben gehören in die Nachricht
- Ihr vollständiger Name oder eine eindeutige Zuordnung zum Arbeitsverhältnis
- der Beginn der Arbeitsunfähigkeit
- die voraussichtliche Dauer
- ein Hinweis, ob eine ärztliche Feststellung erfolgt oder noch erfolgt
- gegebenenfalls die Information, dass laufende Aufgaben übergeben wurden
Mehr ist meist nicht nötig. Eine Krankmeldung ist kein medizinischer Bericht und auch keine lange Rechtfertigung. Je kürzer und klarer sie formuliert ist, desto geringer ist das Risiko, versehentlich widersprüchliche Angaben zu machen.
So formulieren Sie eine klare Krankmeldung
Der Betreff sollte den Inhalt sofort erkennen lassen. Formulierungen wie „Arbeitsunfähigkeit ab 15. August“ oder „Krankmeldung für heute“ sind besser als ein vager Betreff wie „Wichtige Nachricht“.
Ein passendes Muster kann so aussehen:
Betreff: Arbeitsunfähigkeit ab [Datum]
Guten Morgen Frau/Herr [Name],
ich bin heute, am [Datum], arbeitsunfähig und kann meine Arbeit nicht aufnehmen. Nach derzeitiger Einschätzung werde ich voraussichtlich bis einschließlich [Datum] ausfallen.
Eine ärztliche Feststellung hole ich heute ein beziehungsweise sie liegt bereits vor. Die Bescheinigung wird, soweit das eAU-Verfahren greift, von Ihnen bei meiner Krankenkasse abgerufen.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]
Wenn Sie noch nicht wissen, wie lange die Erkrankung dauert, schreiben Sie das offen. „Voraussichtlich heute“ ist besser als ein erfundenes Enddatum. Sobald sich die Arbeitsunfähigkeit verlängert, müssen Sie den Arbeitgeber erneut unverzüglich über die Fortdauer informieren.
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Wann ein Anruf sinnvoller ist
Eine E-Mail ist praktisch, aber sie ist nicht immer der sicherste erste Schritt. Beginnt Ihre Schicht in wenigen Minuten, ist die zuständige Person nicht erreichbar oder verlangt die Betriebsordnung einen Anruf, sollten Sie telefonisch informieren und die E-Mail anschließend als Dokumentation senden.
Ich halte eine Kombination aus Anruf und kurzer E-Mail besonders dann für sinnvoll, wenn der Ausfall die Einsatzplanung unmittelbar verändert. Bitten Sie bei einer E-Mail gegebenenfalls um eine kurze Empfangsbestätigung. Eine automatische Lesebestätigung ist allerdings kein sicherer Beweis dafür, dass der Arbeitgeber die Nachricht rechtzeitig zur Kenntnis genommen hat.
Welche Fristen für Attest und eAU gelten
Gesetzlich gilt grundsätzlich: Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss die ärztliche Feststellung spätestens am darauffolgenden Arbeitstag vorliegen. Der Arbeitgeber darf jedoch verlangen, dass die Arbeitsunfähigkeit schon ab dem ersten Tag ärztlich festgestellt wird. Diese strengere Regel kann im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder durch eine konkrete Anweisung festgelegt sein.
| Situation | Was Sie tun sollten |
|---|---|
| Erster Krankheitstag | Unverzüglich Arbeitgeber und voraussichtliche Dauer mitteilen |
| Arbeitsunfähigkeit dauert höchstens drei Kalendertage | Ärztliche Feststellung nur, wenn der Arbeitgeber sie verlangt oder eine andere Regel gilt |
| Arbeitsunfähigkeit dauert länger als drei Kalendertage | Rechtzeitig ärztlich feststellen lassen, spätestens am folgenden Arbeitstag |
| Arbeitgeber verlangt Nachweis ab Tag eins | Ärztliche Feststellung bereits am ersten Tag veranlassen |
| Erkrankung dauert länger als zunächst mitgeteilt | Verlängerung sofort mitteilen und eine weitere Feststellung sicherstellen |
Bei gesetzlich Versicherten übermittelt die Arztpraxis die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber ruft die erforderlichen Daten dort ab. Das ändert aber nichts an Ihrer Pflicht, die Arbeitsunfähigkeit selbst zu melden. Die eAU ersetzt also nicht die Krankmeldung, sondern in vielen Fällen nur die Papierübergabe.
Privat Versicherte müssen die Bescheinigung in der Regel selbst an den Arbeitgeber weiterleiten, sofern kein anderes Verfahren vereinbart ist. Auch bei einer ärztlichen Behandlung im Ausland, bei bestimmten nicht vertragsärztlichen Praxen oder bei geringfügiger Beschäftigung in einem Privathaushalt können Besonderheiten gelten. In solchen Fällen sollte die Bescheinigung nicht einfach als erledigt betrachtet werden.
Was Arbeitgeber wissen dürfen und was nicht
Für die Personalplanung darf der Arbeitgeber erfahren, dass Sie arbeitsunfähig sind und wie lange der Ausfall voraussichtlich dauert. Die Diagnose, Behandlung und Einzelheiten zum Gesundheitszustand gehören grundsätzlich zur Privatsphäre. Auch aus der eAU erhält der Arbeitgeber keine Diagnose.
Vermeiden Sie deshalb Angaben wie „Ich habe eine schwere Depression“ oder „Ich muss wegen einer bestimmten Operation ins Krankenhaus“, wenn diese Informationen nicht freiwillig und ausnahmsweise für die Arbeit erforderlich sind. Eine knappe Mitteilung schützt Ihre Privatsphäre besser und erfüllt trotzdem die arbeitsrechtliche Pflicht.
Die Nachricht sollte außerdem nicht an einen großen Verteiler gehen. Senden Sie sie nur an die zuständigen Stellen und achten Sie besonders bei privaten E-Mail-Adressen darauf, keine unnötigen Gesundheitsdaten als unverschlüsselten Anhang zu verschicken. Meist reicht die Information über die Arbeitsunfähigkeit; die AU-Daten werden über das vorgesehene Verfahren abgerufen.
Typische Fehler bei der digitalen Krankmeldung
Der häufigste Fehler ist eine verspätete Information. Wer erst nach mehreren Stunden schreibt, dass er morgens nicht zur Arbeit gekommen ist, riskiert arbeitsrechtliche Konsequenzen, selbst wenn die Erkrankung tatsächlich besteht. Eine verspätete Krankmeldung kann eine Abmahnung rechtfertigen; bei wiederholten oder schweren Verstößen kann die Situation noch ernster werden.
- Nur die Arztpraxis informieren: Die Krankenkasse oder der Arzt melden Sie normalerweise nicht automatisch beim Arbeitgeber krank.
- Keine voraussichtliche Dauer nennen: Auch eine vorsichtige Einschätzung ist besser als gar keine Angabe.
- Auf die eAU vertrauen und selbst nichts melden: Der Abruf durch den Arbeitgeber ersetzt nicht Ihre persönliche Mitteilung.
- An die falsche Stelle schreiben: Prüfen Sie, ob der Betrieb eine bestimmte E-Mail-Adresse, App oder Telefonnummer vorgibt.
- Diagnose und private Details offenlegen: Für die Krankmeldung ist das normalerweise nicht erforderlich.
- Nach dem ersten Tag nicht mehr reagieren: Bei einer Verlängerung müssen Sie die neue Dauer erneut mitteilen.
Ein weiterer Irrtum betrifft die Arbeitsfähigkeit. Wer krankgeschrieben ist, darf nicht automatisch keinerlei private Aktivitäten unternehmen. Entscheidend ist, ob das Verhalten die Genesung gefährdet. Eine ärztlich bescheinigte Arbeitsunfähigkeit bedeutet nicht, dass man das Haus nicht verlassen darf, wohl aber, dass man sich nicht genesungswidrig verhalten sollte.
Warum eine kurze Nachricht meistens die beste Lösung ist
Eine wirksame Krankmeldung muss weder dramatisch noch ausführlich sein. Sie sollte rechtzeitig, eindeutig und nachweisbar über den Ausfall informieren, ohne medizinische Einzelheiten preiszugeben. Wenn der Betrieb einen bestimmten Meldeweg vorgibt, hat diese interne Vorgabe im Alltag besondere Bedeutung.
Mein praktischer Rat lautet daher: Speichern Sie eine kurze Vorlage, prüfen Sie vor dem Absenden Empfänger und Datum und sichern Sie die gesendete Nachricht. Bei einem dringenden Arbeitsbeginn oder unklaren betrieblichen Regeln ergänzen Sie die E-Mail durch einen Anruf. So erfüllen Sie Ihre Mitteilungspflicht und halten zugleich Ihre persönlichen Gesundheitsdaten unter Kontrolle.
Bei Streit über eine verspätete Meldung, eine verweigerte Entgeltfortzahlung oder die Anforderungen an einen Nachweis kommt es stark auf den Arbeitsvertrag, die betriebliche Praxis und den Einzelfall an. Eine arbeitsrechtliche Beratung kann dann klären, welche Rechte und Pflichten konkret bestehen.