Eine Schwangerschaft wirft im Arbeitsalltag viele praktische Fragen auf: Bleibt der Jahresurlaub bestehen, wenn ein Beschäftigungsverbot ausgesprochen wird? Was passiert mit bereits genehmigten Urlaubstagen und wann darf Resturlaub genommen werden? Ich ordne die wichtigsten Regeln für Deutschland ein und zeige anhand konkreter Beispiele, wie sich der Urlaubsanspruch während Schwangerschaft, Mutterschutz und Elternzeit berechnet.
Die wichtigsten Regeln zum Urlaub während der Schwangerschaft
- Keine Kürzung wegen Schwangerschaft und mutterschutzrechtlicher Beschäftigungsverbote.
- Sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Geburt gelten grundsätzlich als Mutterschutzfristen.
- Nicht genommener Urlaub bleibt erhalten und kann nach dem Beschäftigungsverbot im laufenden oder nächsten Urlaubsjahr genommen werden.
- Elternzeit ist anders geregelt. Der Arbeitgeber darf den Jahresurlaub für jeden vollen Monat um ein Zwölftel kürzen.
- Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist offener Urlaub grundsätzlich finanziell abzugelten.
Die Schwangerschaft mindert den Jahresurlaub nicht
Die kurze Antwort lautet: Eine Schwangerschaft lässt den Urlaubsanspruch grundsätzlich unberührt. Das gilt auch dann, wenn die Arbeitnehmerin wegen eines Beschäftigungsverbots vorübergehend nicht arbeitet. Entscheidend ist, dass das Arbeitsverhältnis weiter besteht, nicht ob an jedem einzelnen Tag tatsächlich gearbeitet wird.
Wer beispielsweise fünf Tage pro Woche arbeitet und vertraglich 30 Urlaubstage erhält, behält diesen Anspruch auch bei einer Schwangerschaft. Das gilt ebenso für den gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen bei einer Fünf-Tage-Woche. Bei einer Sechs-Tage-Woche beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 24 Werktage.
Ich halte eine Unterscheidung für besonders wichtig. Die Schwangerschaft selbst ist kein Urlaub und kein Krankheitsfall. Sie führt deshalb weder zu einer automatischen Kürzung noch zu zusätzlichen Urlaubstagen.
Auch ein Beschäftigungsverbot lässt Urlaub entstehen
Ein Beschäftigungsverbot kann sich aus der Tätigkeit, dem Arbeitsplatz oder einer ärztlich festgestellten individuellen Gefährdung ergeben. Während dieser Zeit ruht vor allem die Arbeitspflicht. Der Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub läuft trotzdem weiter.
Das Mutterschutzgesetz behandelt die Ausfallzeiten wegen eines Beschäftigungsverbots für die Urlaubsberechnung wie Beschäftigungszeiten. Für die Arbeitnehmerin bedeutet das praktisch, dass sie nicht erst wieder mehrere Monate arbeiten muss, bevor ein neuer Jahresurlaub entsteht.
Was bei Beschäftigungsverbot und Mutterschutz passiert
Im deutschen Mutterschutzrecht gibt es mehrere Situationen, die im Alltag oft miteinander vermischt werden. Ein individuelles Beschäftigungsverbot vor Beginn der Schutzfrist ist etwas anderes als die gesetzliche Mutterschutzfrist und wiederum etwas anderes als eine normale Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit.
Individuelles Beschäftigungsverbot
Spricht eine Ärztin oder ein Arzt ein individuelles Beschäftigungsverbot aus, darf die Schwangere ihre Arbeit ganz oder teilweise nicht mehr ausüben. Der Arbeitgeber zahlt in diesem Fall grundsätzlich Mutterschutzlohn auf Grundlage des durchschnittlichen Arbeitsentgelts.
Der Urlaub darf für diese Zeit nicht einfach gestrichen werden. Auch bereits genehmigte Urlaubstage werden nicht verbraucht, wenn die Arbeitnehmerin während des geplanten Urlaubs einem mutterschutzrechtlichen Beschäftigungsverbot unterliegt.
Mutterschutzfristen vor und nach der Geburt
Die reguläre Schutzfrist beginnt sechs Wochen vor dem voraussichtlichen Geburtstermin. In dieser Zeit darf die Schwangere nur arbeiten, wenn sie sich ausdrücklich dazu bereit erklärt. Nach der Geburt gilt grundsätzlich ein Beschäftigungsverbot von acht Wochen.
Bei Frühgeburten, Mehrlingsgeburten oder einer innerhalb der Schutzfrist festgestellten Behinderung des Kindes kann sich die Schutzfrist nach der Geburt auf zwölf Wochen verlängern. Für den Urlaub ändert das nichts an der Grundregel: Die Zeit zählt für die Urlaubsberechnung mit.
Urlaub und vollständige Freistellung durch ein mutterschutzrechtliches Beschäftigungsverbot passen nicht zusammen. Niemand muss während dieser Schutzzeit Urlaub nehmen, um den Anspruch zu erhalten.
Was gilt bei Krankheit während der Schwangerschaft?
Eine normale Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit ist rechtlich vom Beschäftigungsverbot zu unterscheiden. Sie führt zwar ebenfalls nicht automatisch zu einer Kürzung des Jahresurlaubs, für den Umgang mit nicht genommenen Urlaubstagen gelten aber andere Verfall- und Übertragungsregeln.
Wird eine Arbeitnehmerin während eines bereits angetretenen Urlaubs krank und weist sie die Arbeitsunfähigkeit ordnungsgemäß nach, werden die entsprechenden Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet. Für längere Erkrankungen können besondere Fristen eine Rolle spielen. Deshalb sollte die Situation nicht allein mit den Regeln zum Mutterschutz beurteilt werden.
Resturlaub bleibt erhalten und verschiebt sich
Hat die Arbeitnehmerin vor Beginn des Beschäftigungsverbots noch Urlaub offen, kann sie diesen nach dem Ende des Verbots nehmen. Das Gesetz erlaubt die Inanspruchnahme im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr. Die normale Regel, nach der Urlaub grundsätzlich im Kalenderjahr genommen werden muss, wird dadurch zugunsten der Arbeitnehmerin ergänzt.
Ein Beispiel macht die Regel greifbar. Bestehen zum Beginn des Mutterschutzes noch zwölf Urlaubstage aus dem laufenden Jahr, gehen diese nicht automatisch am 31. Dezember unter. Sie können nach dem Ende der Schutzfrist im verbleibenden Kalenderjahr oder im folgenden Jahr verlangt werden.
Schließt sich an die Mutterschutzfrist direkt Elternzeit an, muss die Situation genauer betrachtet werden. Für Resturlaub gelten dann zusätzlich die Vorschriften des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes. Bei mehreren unmittelbar aufeinanderfolgenden Schutzfristen und Elternzeiten hat das Bundesarbeitsgericht klargestellt, dass der Urlaub nicht allein wegen des langen Zeitraums verfällt.
Bereits genehmigter Urlaub wird nicht verbraucht
Hat der Arbeitgeber beispielsweise Urlaub für zwei Wochen im August genehmigt und beginnt vorher ein vollständiges Beschäftigungsverbot, darf der Arbeitgeber diese Tage nicht einfach als genommen behandeln. Die Urlaubstage bleiben bestehen, weil die Arbeitnehmerin während des Verbots keine wirksame Erholung durch eine normale Urlaubsfreistellung erhalten konnte.
Meine Empfehlung ist, in solchen Fällen die ursprüngliche Urlaubsgenehmigung, das Beschäftigungsverbot und die spätere Urlaubsabrechnung aufzubewahren. Eine kurze schriftliche Mitteilung an die Personalabteilung verhindert oft, dass die Tage im System versehentlich als verbraucht erscheinen.
Elternzeit verändert die Rechnung
Die Elternzeit beginnt häufig unmittelbar nach der Mutterschutzfrist. Anders als bei der Schwangerschaft und beim Beschäftigungsverbot darf der Arbeitgeber den Jahresurlaub während der Elternzeit grundsätzlich für jeden vollen Kalendermonat um ein Zwölftel kürzen.
Bei einem Jahresurlaub von 30 Tagen entspricht ein voller Monat einer Kürzung von 2,5 Tagen. Bei zwölf vollständigen Monaten Elternzeit kann der Arbeitgeber den Anspruch für dieses Jahr daher grundsätzlich vollständig kürzen.
| Jahresurlaub | Kürzung je vollem Elternzeitmonat | Kürzung bei zwölf Monaten |
|---|---|---|
| 20 Tage | 1,67 Tage | 20 Tage |
| 24 Tage | 2 Tage | 24 Tage |
| 30 Tage | 2,5 Tage | 30 Tage |
Die Kürzung erfolgt nicht automatisch allein durch die Elternzeit. Der Arbeitgeber muss eine entsprechende Erklärung abgeben. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts muss diese Erklärung im bestehenden Arbeitsverhältnis zugehen. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses kann die Kürzung nicht einfach nachgeholt werden.
Arbeitet die Arbeitnehmerin während der Elternzeit in Teilzeit bei demselben Arbeitgeber, greift die Kürzungsmöglichkeit für diese Monate grundsätzlich nicht. Auch deshalb lohnt es sich, die genauen Daten der Elternzeit und einer möglichen Teilzeitbeschäftigung miteinander abzugleichen.
So berechnen und sichern Sie den Anspruch
Für eine erste Berechnung brauche ich nur wenige Angaben. Entscheidend sind der vertragliche Jahresurlaub, die Zahl der regelmäßigen Arbeitstage pro Woche, bereits genommene Urlaubstage sowie die Zeiträume von Beschäftigungsverbot, Mutterschutz und Elternzeit.
Beispiel mit 30 Urlaubstagen
Eine Arbeitnehmerin arbeitet an fünf Tagen pro Woche und hat 30 Urlaubstage im Jahr. Bis Ende Juni nimmt sie zwölf Tage Urlaub. Ab dem 1. Juli erhält sie ein Beschäftigungsverbot und bleibt anschließend in den Mutterschutzfristen.
- Jahresurlaub: 30 Tage
- Bereits genommen: 12 Tage
- Verbleibender Urlaub: 18 Tage
- Kürzung wegen Schwangerschaft oder Beschäftigungsverbot: keine
Die 18 verbleibenden Tage bleiben grundsätzlich erhalten. Nimmt die Arbeitnehmerin anschließend Elternzeit, kann der Arbeitgeber den Urlaub für volle Elternzeitmonate des betreffenden Jahres kürzen. Eine solche Kürzung betrifft jedoch nicht automatisch den Resturlaub aus der Zeit vor dem Beschäftigungsverbot.
Die wichtigsten Unterlagen
Ich würde die Berechnung nicht allein anhand der monatlichen Gehaltsabrechnung prüfen. Aussagekräftiger sind der Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag, die Urlaubskonten, schriftliche Genehmigungen und die Bescheide beziehungsweise ärztlichen Nachweise zu den Schutzzeiträumen.
- Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag mit der Urlaubsregelung
- Urlaubsübersicht des Arbeitgebers
- Genehmigte Urlaubsanträge
- Beginn und Ende des Beschäftigungsverbots
- Mutterschutzfrist und Zeitraum der Elternzeit
- Schriftliche Erklärung über eine mögliche Urlaubskürzung
Besonders bei Teilzeit ist Vorsicht geboten. Der Urlaubsanspruch richtet sich nicht einfach nach der Zahl der Wochenstunden, sondern vor allem danach, an wie vielen Tagen pro Woche gearbeitet wird. Wer von fünf auf drei Arbeitstage wechselt, benötigt deshalb meist eine neue Berechnung.
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Urlaub auszahlen lassen oder nehmen?
Solange das Arbeitsverhältnis besteht, soll Urlaub grundsätzlich genommen und nicht ausgezahlt werden. Eine Auszahlung kommt normalerweise erst infrage, wenn das Arbeitsverhältnis endet und offene Urlaubstage nicht mehr tatsächlich gewährt werden können.
Endet das Arbeitsverhältnis beispielsweise während oder nach der Elternzeit, besteht für noch vorhandene Urlaubstage grundsätzlich ein Anspruch auf Urlaubsabgeltung. Die konkrete Höhe hängt vom durchschnittlichen Arbeitsverdienst und der Zahl der offenen Urlaubstage ab.
Ein klarer Urlaubsplan schützt vor späteren Streitigkeiten
Schwangerschaft, Beschäftigungsverbot und Mutterschutz führen grundsätzlich nicht dazu, dass Urlaub verloren geht. Die entscheidende Ausnahme liegt meist nicht in der Schwangerschaft selbst, sondern in der anschließenden Elternzeit, weil der Arbeitgeber dort unter bestimmten Voraussetzungen kürzen darf.
Ich würde den Arbeitgeber deshalb frühzeitig um eine schriftliche Aufstellung bitten, aus der Jahresurlaub, bereits genommene Tage, Resturlaub und eine mögliche Kürzung für Elternzeit getrennt hervorgehen. Eine nachvollziehbare Dokumentation ist oft der einfachste Weg, um Fehler im Urlaubskonto zu erkennen und rechtzeitig zu korrigieren.
Wenn die Berechnung wegen mehrerer Kinder, wechselnder Teilzeit, aufeinanderfolgender Beschäftigungsverbote oder einer Kündigung unübersichtlich wird, sollte der Anspruch individuell arbeitsrechtlich geprüft werden. Gerade dann können einzelne Daten darüber entscheiden, ob Urlaub noch genommen werden kann oder bereits als Geldanspruch abzugelten ist.
