Die wichtigsten Fakten zur Arbeitsbescheinigung auf einen Blick
- Zweck: Die Agentur für Arbeit prüft damit Anspruch, Dauer und Höhe des Arbeitslosengeldes.
- Ausstellung: Der Arbeitgeber muss sie auf Verlangen des ehemaligen Beschäftigten oder der Agentur für Arbeit übermitteln.
- Verfahren: Seit dem 1. Januar 2023 erfolgt die Übermittlung grundsätzlich elektronisch über BEA.
- Inhalt: Erfasst werden unter anderem Beschäftigungszeiten, Arbeitsentgelt, Arbeitszeit und der Grund für die Beendigung.
- Wichtig: Eine Arbeitsbescheinigung ist kein Arbeitszeugnis und wird nicht automatisch bei jedem Ende des Arbeitsverhältnisses erstellt.
Was ist eine Arbeitsbescheinigung und wofür braucht man sie?
Eine Arbeitsbescheinigung ist ein amtlicher Nachweis des früheren Arbeitgebers für die Agentur für Arbeit. Sie wird vor allem benötigt, wenn jemand Arbeitslosengeld beantragt. Rechtsgrundlage ist § 312 SGB III.
Die Agentur für Arbeit nutzt die Angaben, um zu prüfen, ob die Voraussetzungen für Arbeitslosengeld erfüllt sind. Dazu gehören unter anderem die versicherungspflichtigen Beschäftigungszeiten und das beitragspflichtige Arbeitsentgelt. Aus den Daten kann sich ergeben, ob ein Anspruch besteht, wie lange er dauert und wie hoch die Leistung ausfällt.
Der Nachweis ist nicht mit einer allgemeinen Bestätigung des Arbeitsverhältnisses gleichzusetzen. Ein kurzer Satz wie „Frau Müller war vom 1. März 2022 bis zum 31. Dezember 2025 bei uns beschäftigt“ reicht für die Leistungsprüfung normalerweise nicht aus. Die Arbeitsagentur benötigt deutlich mehr Informationen.
Ich halte einen Punkt für besonders wichtig: Die Bescheinigung wird nicht automatisch bei jeder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses erstellt. Sie wird erst erforderlich, wenn der ehemalige Arbeitnehmer oder die Agentur für Arbeit sie verlangt, etwa im Zusammenhang mit einem Antrag auf Arbeitslosengeld.
Welche Angaben in dem Nachweis stehen
Die Arbeitsbescheinigung bildet die für das Arbeitslosengeld wichtigen Stationen des Beschäftigungsverhältnisses ab. Sie enthält nicht nur persönliche Daten, sondern vor allem Angaben, die sich auf die versicherungsrechtliche Beurteilung und die Berechnung der Leistung auswirken.
| Angabe | Warum sie wichtig ist |
|---|---|
| Beginn und Ende der Beschäftigung | Damit lässt sich feststellen, welche Versicherungszeiten vorliegen. |
| Art der Tätigkeit und Arbeitszeit | Diese Daten helfen bei der Einordnung des Beschäftigungsverhältnisses. |
| Arbeitsentgelt und sonstige Geldleistungen | Die Angaben fließen in die Berechnung der möglichen Leistungshöhe ein. |
| Unterbrechungen und Fehlzeiten | Bestimmte Zeiten können für Anspruch und Berechnung unterschiedlich behandelt werden. |
| Grund der Beendigung | Er kann für die Prüfung einer möglichen Sperrzeit relevant sein. |
| Angaben zur Sozialversicherung | Sie ermöglichen die Prüfung, ob und in welchem Umfang Versicherungspflicht bestand. |
Beim Beendigungsgrund ist Genauigkeit besonders wichtig. Eine eigene Kündigung, ein Aufhebungsvertrag, eine betriebsbedingte Kündigung oder das Auslaufen eines befristeten Vertrags sind rechtlich nicht dasselbe. Die Arbeitsbescheinigung entscheidet zwar nicht allein über eine Sperrzeit, sie liefert der Agentur aber wichtige Tatsachen für diese Prüfung.
Auch Sonderzahlungen, unbezahlte Zeiten oder längere Erkrankungen dürfen nicht einfach pauschal behandelt werden. Aus meiner Sicht entstehen Verzögerungen häufig dort, wo Personalabteilungen Entgeltangaben unvollständig übernehmen oder den letzten Abrechnungszeitraum falsch einordnen.
Arbeitsbescheinigung, Arbeitszeugnis und andere Nachweise nicht verwechseln
Im Alltag werden mehrere Dokumente rund um das Ende eines Arbeitsverhältnisses durcheinandergebracht. Für die richtige Stelle ist aber entscheidend, welcher Nachweis welchen Zweck erfüllt.
| Dokument | Adressat | Typischer Zweck |
|---|---|---|
| Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III | Agentur für Arbeit | Prüfung von Arbeitslosengeld |
| Arbeitszeugnis | Arbeitnehmer oder neuer Arbeitgeber | Bewertung von Tätigkeit, Leistung und Verhalten |
| Beschäftigungsnachweis | Arbeitnehmer, Behörde oder Vermieter | Bestätigung, dass und wann jemand beschäftigt war |
| Arbeitsbescheinigung für Bürgergeld | Jobcenter | Prüfung der Hilfebedürftigkeit und des Einkommens |
| EU-Arbeitsbescheinigung nach § 312a SGB III | Agentur für Arbeit und ausländischer Leistungsträger | Nachweis deutscher Versicherungszeiten im europäischen Ausland |
Ein Arbeitszeugnis ersetzt die Arbeitsbescheinigung nicht. Das Zeugnis beschreibt die berufliche Tätigkeit und enthält meist eine Leistungs- und Verhaltensbewertung. Für die Arbeitsagentur sind dagegen Entgelt, Versicherungszeiten und der genaue Beendigungsgrund ausschlaggebend.
Auch beim Bürgergeld gilt eine eigene Bescheinigung. Sie wird vom Jobcenter verlangt und ist inhaltlich nicht einfach mit dem Nachweis für Arbeitslosengeld gleichzusetzen. Die Jobcenter nehmen außerdem nicht am elektronischen BEA-Verfahren der Agentur für Arbeit teil.
So läuft die Übermittlung heute ab
Wer Arbeitslosengeld beantragt, sollte den früheren Arbeitgeber zeitnah auffordern, die Arbeitsbescheinigung an die Agentur für Arbeit zu übermitteln. Die Aufforderung kann schriftlich per E-Mail oder über die zuständige Personalstelle erfolgen. Ich empfehle, eine Kopie der Anfrage aufzubewahren, damit sich später nachvollziehen lässt, wann der Nachweis verlangt wurde.
- Arbeitslosengeld beantragen und den früheren Arbeitgeber angeben.
- Den Arbeitgeber ausdrücklich um die Übermittlung der Arbeitsbescheinigung bitten, sofern die Agentur dies nicht bereits getan hat.
- Der Arbeitgeber erstellt die Angaben aus der Personal- und Entgeltabrechnung.
- Die Übermittlung erfolgt grundsätzlich elektronisch über BEA, also das Verfahren „Bescheinigungen elektronisch annehmen“.
- Die Agentur für Arbeit prüft die Daten und sendet dem ehemaligen Arbeitnehmer eine Abschrift.
Die elektronische Übermittlung ist für Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtend. Das gilt unabhängig davon, wie groß der Betrieb ist oder zu welcher Branche er gehört. Papierformulare kommen nur in bestimmten Ausnahmefällen in Betracht, etwa bei älteren Beschäftigungsenden oder wenn die elektronische Übermittlung technisch beziehungsweise inhaltlich nicht möglich ist.
Eine feste Frist von beispielsweise sieben oder vierzehn Tagen nennt § 312 SGB III nicht. Der Arbeitgeber soll die Bescheinigung jedoch schnellstmöglich nach der Aufforderung erstellen. Abgewartet werden muss nur der letzte Entgeltabrechnungszeitraum, der noch innerhalb des Beschäftigungsverhältnisses liegt. Abrechnungen, die erst nach dem Ausscheiden erfolgen, müssen nicht abgewartet werden.
Was bei Verzögerungen oder falschen Angaben hilft
Bleibt die Bescheinigung aus, sollte man nicht wochenlang untätig bleiben. Zuerst lohnt sich eine kurze schriftliche Erinnerung an den Arbeitgeber mit Hinweis auf den Antrag auf Arbeitslosengeld. Parallel kann die Agentur für Arbeit informiert werden, damit sie den Nachweis selbst beim Arbeitgeber anfordert.
Bei falschen Angaben sollten Beschäftigte konkret vorgehen. Hilfreich sind zum Beispiel Arbeitsvertrag, Kündigungsschreiben, Lohnabrechnungen, Nachweise über Sonderzahlungen und Unterlagen zu längeren Fehlzeiten. Je genauer die Abweichung bezeichnet wird, desto leichter kann die Personalstelle sie prüfen.
- Stimmt das Enddatum nicht, sollte das tatsächliche Ende mit Kündigung oder Aufhebungsvertrag belegt werden.
- Fehlt Arbeitsentgelt, helfen die entsprechenden Lohnabrechnungen.
- Ist der Beendigungsgrund falsch eingetragen, sollte die Korrektur ausdrücklich und schriftlich verlangt werden.
- Wurde die Bescheinigung bereits elektronisch übermittelt, muss der Arbeitgeber eine vollständige neue Bescheinigung senden. Eine bloße Änderung einzelner Daten reicht nicht.
Eine unrichtige oder verspätete Bescheinigung kann die Bearbeitung des Leistungsantrags verzögern. Arbeitgeber, die ihrer Pflicht vorsätzlich oder fahrlässig nicht, nicht richtig oder nicht vollständig nachkommen, können außerdem ordnungswidrig handeln und der Bundesagentur für Arbeit zum Schadensersatz verpflichtet sein.
Die Bundesagentur für Arbeit weist zudem darauf hin, dass die elektronische Übermittlung eine Abschrift an den ehemaligen Arbeitnehmer auslöst. Kommt diese nicht an, sollte geprüft werden, ob die Agentur die Bescheinigung erhalten und verarbeitet hat oder ob der Datensatz zurückgewiesen wurde.
Mit diesem kleinen Check bleibt der Leistungsantrag in Bewegung
Für Beschäftigte ist die Sache meist schnell eingeordnet. Die Arbeitsbescheinigung braucht man vor allem für die Prüfung von Arbeitslosengeld, sie ist kein Arbeitszeugnis und wird erst auf Verlangen erstellt. Seit 2023 übermittelt der Arbeitgeber die Daten grundsätzlich elektronisch an die Agentur für Arbeit.
Ich würde deshalb drei Dinge früh erledigen: den Leistungsantrag rechtzeitig stellen, die Übermittlung beim früheren Arbeitgeber anstoßen und die spätere Abschrift auf Beschäftigungszeit, Entgelt und Beendigungsgrund kontrollieren. Schon ein falsch eingetragenes Datum kann Rückfragen auslösen, während eine schnelle Korrektur den Vorgang meist deutlich beschleunigt.
