Nach einer Kündigung, einem Aufhebungsvertrag oder dem Eintritt in den Ruhestand stellt sich oft die Frage, was mit den verbliebenen Urlaubstagen passiert. Wer sich Urlaub auszahlen lassen möchte, kann das während eines laufenden Arbeitsverhältnisses grundsätzlich nicht frei verlangen. Entscheidend sind das Ende des Arbeitsverhältnisses, die tatsächlich offenen Urlaubstage, die richtige Berechnung und mögliche Ausschlussfristen.
Die wichtigsten Regeln zur Urlaubsabgeltung auf einen Blick
- Auszahlung nur bei Beendigung: Nicht genommener Urlaub wird grundsätzlich erst dann zu Geld, wenn er wegen des Endes des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden kann.
- Freizeit hat Vorrang: Während der Kündigungsfrist muss der Arbeitgeber Urlaub möglichst gewähren, statt ihn automatisch auszuzahlen.
- Berechnung nach Bruttoverdienst: Maßgeblich ist im Grundsatz der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen.
- Fristen beachten: Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung können kurze Ausschlussfristen enthalten.
- Auszahlung ist steuerpflichtig: Die Urlaubsabgeltung wird in der Regel als Bruttobetrag abgerechnet und kann sozialversicherungspflichtig sein.
Urlaub auszahlen lassen ist meist erst bei Ende des Arbeitsverhältnisses möglich
Die gesetzliche Grundregel steht in § 7 Abs. 4 Bundesurlaubsgesetz. Danach ist nicht genommener Urlaub abzugelten, wenn er wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr als freie Zeit gewährt werden kann. Der Anspruch entsteht also nicht schon deshalb, weil sich viele Urlaubstage angesammelt haben, sondern erst durch das rechtliche Ende des Arbeitsverhältnisses.
Während der Beschäftigung soll Urlaub der Erholung dienen. Eine Vereinbarung, nach der der gesetzliche Mindesturlaub einfach gegen Geld eingetauscht wird, ist deshalb grundsätzlich unwirksam. Ich halte Versprechen wie „Die Urlaubstage zahlen wir dir jederzeit aus“ für besonders problematisch, weil sie häufig den gesetzlichen Urlaub und einen zusätzlichen vertraglichen Mehrurlaub vermischen.
Anders kann es beim übergesetzlichen Mehrurlaub sein. Hat der Arbeitsvertrag beispielsweise 30 Urlaubstage vorgesehen, obwohl gesetzlich nur 20 Arbeitstage bei einer Fünf-Tage-Woche geschuldet wären, können für die zusätzlichen zehn Tage besondere Regeln gelten. Ob eine Auszahlung während des Arbeitsverhältnisses möglich ist, hängt dann vom Vertrag, Tarifvertrag und der konkreten Formulierung ab.
Welche Urlaubstage am Ende wirklich offen sind
Vor der Berechnung muss feststehen, wie viele Tage am letzten Arbeitstag tatsächlich noch bestehen. Maßgeblich ist nicht allein das Urlaubskonto in der Lohnabrechnung. Entscheidend ist, ob Urlaub bereits genommen, wirksam angerechnet oder möglicherweise verfallen ist. Eine schriftliche Urlaubsbescheinigung des bisherigen Arbeitgebers kann beim Wechsel in ein neues Arbeitsverhältnis wichtige Klarheit schaffen.
Ende in der ersten oder zweiten Jahreshälfte
Scheidet ein Arbeitnehmer in der ersten Hälfte des Kalenderjahres aus, entsteht der gesetzliche Jahresurlaub regelmäßig anteilig mit einem Zwölftel pro vollem Beschäftigungsmonat. Wer beispielsweise bei einem gesetzlichen Jahresurlaub von 20 Tagen zum 31. März ausscheidet, hat grundsätzlich Anspruch auf 5 Urlaubstage, sofern keine Sonderregel greift.
Endet das Arbeitsverhältnis nach dem 30. Juni und bestand es seit Beginn des Jahres, kann der volle gesetzliche Jahresurlaub zustehen. Das gilt nicht automatisch für jeden zusätzlichen vertraglichen Urlaub. Hier lohnt sich ein Blick auf die Trennung zwischen gesetzlichem Mindesturlaub und Mehrurlaub.
Übertragener Urlaub und Krankheit
Urlaub aus dem Vorjahr verfällt nicht immer automatisch am 31. März. Eine Übertragung ins Folgejahr setzt gesetzlich dringende betriebliche oder persönliche Gründe voraus. Außerdem muss der Arbeitgeber seine Beschäftigten grundsätzlich konkret über den bestehenden Urlaub und den drohenden Verfall informieren und zur Inanspruchnahme auffordern.
Bei lang andauernder Krankheit gelten besondere Regeln. Der gesetzliche Urlaub kann unter bestimmten Voraussetzungen spätestens 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres verfallen. Ob das im Einzelfall eingreift, hängt unter anderem davon ab, wann die Arbeitsunfähigkeit begonnen hat und ob der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflichten erfüllt hat. Alte Urlaubstage sollten deshalb nicht ungeprüft in die Abrechnung übernommen werden.
Freistellung ist nicht automatisch Auszahlung
Wird ein Arbeitnehmer bis zum Ende der Kündigungsfrist freigestellt, kann der Arbeitgeber den offenen Urlaub anrechnen. Dafür muss die Freistellung in der Regel unwiderruflich sein und die Anrechnung der Urlaubstage klar erkennen lassen. Eine bloße Erklärung, nicht mehr zur Arbeit kommen zu müssen, erledigt den Urlaubsanspruch nicht automatisch.
In meiner Beratung ist genau das ein häufiger Streitpunkt. Im Schreiben steht „Freistellung unter Anrechnung von Resturlaub“, gleichzeitig bleibt aber unklar, an welchen Tagen der Urlaub genommen werden soll. Je unpräziser die Erklärung, desto größer das Risiko, dass am Ende doch eine Zahlung verlangt werden kann.
So wird die Urlaubsabgeltung berechnet
Die Auszahlung orientiert sich grundsätzlich an dem Verdienst, den der Arbeitnehmer während des Urlaubs erhalten hätte. Nach § 11 BUrlG ist dafür im Regelfall der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Beginn des Urlaubs maßgeblich. Zusätzlich für Überstunden gezahlter Arbeitsverdienst bleibt dabei grundsätzlich außen vor.
Für eine überschlägige Berechnung bei gleichbleibendem Monatsgehalt kann folgende Formel helfen:
Bruttomonatsgehalt × 3 ÷ 13 ÷ regelmäßige Arbeitstage pro Woche × offene Urlaubstage
Beispiel: Bei einem Bruttogehalt von 3.900 Euro, einer Fünf-Tage-Woche und 8 offenen Urlaubstagen ergibt sich folgende Orientierung:
| Berechnungsschritt | Ergebnis |
|---|---|
| 3.900 Euro × 3 | 11.700 Euro |
| 11.700 Euro ÷ 13 Wochen | 900 Euro Wochenverdienst |
| 900 Euro ÷ 5 Arbeitstage | 180 Euro pro Urlaubstag |
| 180 Euro × 8 Urlaubstage | 1.440 Euro brutto |
Das Ergebnis ist nur eine Näherung. Bei schwankenden Arbeitszeiten, Provisionen, Schichtzulagen oder einem kürzlich geänderten Gehalt muss der tatsächliche Referenzzeitraum geprüft werden. Auch bei Teilzeit wird nicht pauschal mit fünf Tagen gerechnet, sondern mit den regelmäßigen Arbeitstagen pro Woche.
Eine Person, die an drei Tagen pro Woche arbeitet, hat bei gleichem Stundenumfang nicht automatisch weniger Urlaubswochen, aber weniger Urlaubstage pro Kalenderwoche. Für die Auszahlung zählt deshalb die konkrete Verteilung der Arbeitstage. Genau hier entstehen bei Teilzeit und wechselnden Dienstplänen besonders oft Rechenfehler.
Was bei Kündigung, Aufhebungsvertrag und Freistellung zählt
Bei einer Kündigung sollte zuerst das genaue rechtliche Beendigungsdatum feststehen. Bis zu diesem Zeitpunkt kann Urlaub noch als Freizeit genommen werden. Ist das wegen der kurzen Restlaufzeit, einer Erkrankung oder einer wirksamen Freistellung nicht möglich, wandelt sich der offene Anspruch mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses in einen Zahlungsanspruch um.
Ein Aufhebungsvertrag kann die Urlaubsabgeltung ausdrücklich regeln. Eine allgemeine Klausel, mit der „alle Ansprüche erledigt“ sein sollen, ist jedoch nicht immer eindeutig. Ich würde offene Urlaubstage, die Anzahl der Tage und den geschätzten Bruttobetrag im Vertrag ausdrücklich aufführen lassen.
Auch eine Ausgleichsklausel in einem Vergleich kann Ansprüche erfassen. Wer wegen einer Kündigung vor Gericht streitet, sollte deshalb nicht einfach davon ausgehen, dass die Urlaubsabgeltung automatisch berücksichtigt wird. Der Anspruch sollte ausdrücklich geltend gemacht werden, besonders wenn der Vertrag oder Tarifvertrag eine kurze Ausschlussfrist vorsieht.
Bei einer Kündigungsschutzklage ist außerdem zwischen dem Fortbestand des Arbeitsverhältnisses und der Auszahlung offener Urlaubstage zu unterscheiden. Wird das Arbeitsverhältnis später fortgesetzt, kann der Urlaub unter Umständen noch genommen werden. Wird es endgültig beendet, kommt die Abgeltung in Betracht.
Fristen, Abrechnung und typische Fehler
Der Anspruch auf Urlaubsabgeltung entsteht mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Die regelmäßige gesetzliche Verjährungsfrist beträgt grundsätzlich drei Jahre und beginnt in der Regel mit dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Das Bundesarbeitsgericht hat zugleich klargestellt, dass vertragliche oder tarifliche Ausschlussfristen zusätzlich greifen können.
Steht im Arbeitsvertrag etwa, dass Ansprüche innerhalb von drei Monaten schriftlich oder in Textform geltend gemacht werden müssen, sollte diese Frist nicht abgewartet werden. Ein kurzes Schreiben mit Beendigungsdatum, Zahl der offenen Urlaubstage und vorläufigem Zahlungsbetrag ist meist sinnvoller als eine lange Diskussion mit der Personalabteilung.
Eine klare Zahlungsaufforderung
Eine mögliche Formulierung lautet: „Hiermit mache ich die Abgeltung meiner zum Ende des Arbeitsverhältnisses offenen Urlaubstage geltend. Nach meiner Berechnung handelt es sich um 8 Urlaubstage. Ich bitte um Abrechnung und Auszahlung mit der nächsten Entgeltabrechnung.“ Die Berechnung darf vorläufig sein, wenn die endgültigen Abrechnungsdaten noch fehlen.
Die Auszahlung erfolgt als Bruttobetrag. Lohnsteuer und gegebenenfalls Sozialversicherungsbeiträge werden normalerweise direkt über die Abrechnung berücksichtigt. Der Nettobetrag kann deshalb deutlich niedriger ausfallen als die eigene Bruttoberechnung. Eine steuerliche Besonderheit wie die Fünftelregelung sollte man nicht einfach voraussetzen.
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Die häufigsten Fehlannahmen
- „Mein Urlaub verfällt sofort bei der Kündigung.“ Das stimmt nicht. Offene Ansprüche bleiben bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses grundsätzlich bestehen, sofern sie nicht vorher wirksam verfallen sind.
- „Jeder Urlaubstag ist ein Monatsgehalt geteilt durch 20.“ Diese Vereinfachung kann falsch sein, insbesondere bei Teilzeit, variablen Vergütungen oder unregelmäßigen Arbeitszeiten.
- „Eine Freistellung erledigt den Urlaub automatisch.“ Die Anrechnung muss klar und rechtlich wirksam erklärt werden.
- „Die Abgeltung kommt automatisch mit der letzten Abrechnung.“ Häufig klappt das, rechtlich verlassen sollte man sich darauf aber nicht.
Wenn der Arbeitgeber die Zahlung ablehnt, sollte man zunächst die Urlaubstage, die Freistellung und die Abrechnung schriftlich gegenüberstellen. Bei mehreren Jahren, längerer Krankheit, variabler Vergütung oder einer arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzung ist eine individuelle Prüfung sinnvoll, weil schon ein einzelner Fehler bei der Berechnung oder Frist den Anspruch gefährden kann.
Was nach der letzten Abrechnung noch geprüft werden sollte
Nach dem Ausscheiden würde ich nicht nur den überwiesenen Nettobetrag kontrollieren. Entscheidend sind die abgerechnete Zahl der Urlaubstage, der verwendete Referenzzeitraum, die Behandlung von Zulagen und die Frage, ob eine Ausschlussfrist eingehalten wurde.
Wer den Arbeitgeber wechselt, sollte sich außerdem die Urlaubsbescheinigung geben lassen. So lässt sich vermeiden, dass derselbe Jahresurlaub beim neuen und beim alten Arbeitgeber doppelt beansprucht wird. Eine kurze schriftliche Dokumentation ist hier oft wertvoller als eine spätere Erinnerung an ein Gespräch.
Der praktische Kern ist einfach: Urlaub soll zunächst als Erholungszeit genommen werden. Erst wenn das Arbeitsverhältnis endet und die freien Tage nicht mehr gewährt werden können, wird daraus eine finanzielle Abgeltung. Wer Beendigungsdatum, Resturlaub, Berechnungsgrundlage und Fristen sauber prüft, hat die besten Chancen, den ihm zustehenden Betrag vollständig zu erhalten.
