Die wichtigsten Regeln auf einen Blick
- Unverzügliche Krankmeldung: Der Arbeitgeber muss sofort über die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer informiert werden.
- Attest ab dem vierten Kalendertag: Nach der gesetzlichen Grundregel ist eine ärztliche Feststellung erforderlich, wenn die Krankheit länger als drei Kalendertage dauert.
- Frühere Vorlage möglich: Der Arbeitgeber darf eine Bescheinigung bereits ab dem ersten Krankheitstag verlangen.
- Wochenenden zählen mit: Maßgeblich sind Kalendertage, nicht nur die persönlichen Arbeitstage.
- eAU statt gelbem Schein: Gesetzlich Versicherte müssen die Bescheinigung meist nicht mehr selbst beim Arbeitgeber einreichen. Die Krankmeldung bleibt trotzdem Pflicht.
- Keine Diagnosepflicht: Der Arbeitgeber muss grundsätzlich nicht erfahren, woran man erkrankt ist.
Ab wann brauche ich eine Krankmeldung?
Die kurze Antwort lautet für die aktuell geltende Rechtslage in Deutschland. Die Krankmeldung an den Arbeitgeber muss sofort erfolgen, sobald feststeht, dass man nicht arbeiten kann. Eine ärztliche Bescheinigung ist nach der gesetzlichen Grundregel spätestens dann erforderlich, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert.
Das bedeutet praktisch, dass der Arzt die Arbeitsunfähigkeit spätestens am vierten Kalendertag feststellen muss. Der Nachweis ist grundsätzlich am darauffolgenden Arbeitstag erforderlich. Der Arbeitgeber darf jedoch eine frühere Bescheinigung verlangen, zum Beispiel ab dem ersten Tag der Erkrankung. Eine solche Regelung kann sich aus dem Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung, einem Tarifvertrag oder einer konkreten Anweisung ergeben.
| Beginn der Arbeitsunfähigkeit | Kalendertage 1 bis 3 | Bescheinigung nach der gesetzlichen Grundregel |
|---|---|---|
| Montag | Montag bis Mittwoch | Spätestens am Donnerstag, falls die Krankheit andauert |
| Freitag | Freitag bis Sonntag | Spätestens am folgenden Arbeitstag, meist Montag |
| Samstag | Samstag bis Montag | Spätestens am folgenden Arbeitstag, meist Dienstag |
| Mittwoch | Mittwoch bis Freitag | Am folgenden Arbeitstag, sofern die Arbeitsunfähigkeit fortbesteht |
Gerade beim Wochenende passieren die meisten Missverständnisse. Wer am Freitag erkrankt und am Montag noch nicht wieder arbeitsfähig ist, kann nicht einfach argumentieren, dass nur ein Arbeitstag ausgefallen sei. Samstag, Sonntag und Feiertage zählen als Kalendertage mit, auch wenn an diesen Tagen keine Arbeit geplant war.
Für mich ist die wichtigste praktische Regel deshalb einfach. Sobald ich weiß, dass ich nicht zur Arbeit erscheinen kann, melde ich mich unverzüglich krank und prüfe zusätzlich, ob mein Arbeitgeber ein Attest ab dem ersten Tag verlangt.
Die Krankmeldung muss sofort raus, auch ohne Attest
Die Mitteilung an den Arbeitgeber und die ärztliche Bescheinigung sind rechtlich nicht dasselbe. Eine Krankmeldung informiert den Arbeitgeber darüber, dass man aus gesundheitlichen Gründen ausfällt. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bestätigt dagegen ärztlich, dass und voraussichtlich wie lange die Arbeitsunfähigkeit besteht.
Auch bei einer kurzen Erkrankung von nur einem oder zwei Tagen muss der Arbeitgeber informiert werden. Wer einfach nicht erscheint und erst später erklärt, krank gewesen zu sein, verletzt seine Anzeigepflicht. Eine Krankschreibung ersetzt die vorherige Information nicht, wenn der Arbeitgeber von der Abwesenheit noch nichts weiß.
In die Nachricht gehören normalerweise drei Angaben. Ich nenne meinen Namen, teile mit, dass ich arbeitsunfähig bin, und gebe die voraussichtliche Dauer an. Eine Diagnose, konkrete Symptome oder medizinische Einzelheiten gehören nicht hinein.
- „Ich bin heute arbeitsunfähig und kann meine Arbeit nicht aufnehmen.“
- „Nach meiner derzeitigen Einschätzung falle ich voraussichtlich bis einschließlich Donnerstag aus.“
- „Falls sich die Dauer ändert, informiere ich Sie unverzüglich.“
Ob die Meldung telefonisch, per E-Mail, über eine interne App oder über ein anderes System erfolgen muss, richtet sich nach den Vorgaben im Betrieb. Ich würde immer den vorgesehenen Kommunikationsweg nutzen und bei Unsicherheit zusätzlich anrufen. Eine kurze E-Mail oder Nachricht kann außerdem später belegen, wann die Information abgeschickt wurde.
Die Mitteilung muss nicht zwingend an die Geschäftsführung persönlich gehen. Zuständig kann auch die Personalabteilung, die direkte Führungskraft oder eine ausdrücklich benannte Stelle sein. Entscheidend ist, dass die Information den Arbeitgeber rechtzeitig erreicht.
Was die eAU ändert und was nicht
Für gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte läuft die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung inzwischen in der Regel elektronisch. Die Arztpraxis übermittelt die relevanten Daten an die Krankenkasse, und der Arbeitgeber ruft sie dort ab. Der klassische Papiernachweis für den Arbeitgeber ist daher meist nicht mehr erforderlich.
Die eAU nimmt Beschäftigten aber nicht die Verantwortung ab. Ich muss meinem Arbeitgeber weiterhin unverzüglich mitteilen, dass ich krankheitsbedingt ausfalle. Außerdem muss die Arbeitsunfähigkeit rechtzeitig ärztlich festgestellt werden, wenn ein Nachweis erforderlich ist.
Praktisch sollte man beim Arzt darauf achten, dass die elektronische Übermittlung tatsächlich möglich ist. Dazu müssen die persönlichen Daten stimmen und die elektronische Gesundheitskarte beziehungsweise die erforderlichen Versicherungsdaten vorliegen. Für die eigenen Unterlagen kann ich mir trotzdem einen Ausdruck geben lassen.
Die eAU enthält für den Arbeitgeber keine Diagnose. Übermittelt werden insbesondere der Beginn und das voraussichtliche Ende der Arbeitsunfähigkeit sowie bestimmte Angaben zur Feststellung. Der Arbeitgeber erfährt grundsätzlich nicht, ob jemand an einer Grippe, Migräne oder einer psychischen Erkrankung leidet.
Wenn der Arbeitgeber die eAU nicht abrufen kann, sollte man nicht einfach abwarten. Ich würde zunächst bei der Arztpraxis und anschließend bei der Krankenkasse nachfragen. Bis das technische Problem geklärt ist, kann ein Ausdruck oder eine andere ärztliche Bestätigung hilfreich sein.
Diese Ausnahmen werden oft übersehen
Der Arbeitgeber verlangt das Attest ab dem ersten Tag
Die gesetzliche Grundregel ist kein Anspruch darauf, drei Tage ohne ärztlichen Nachweis zu Hause bleiben zu dürfen. Der Arbeitgeber kann die Vorlage bereits ab dem ersten Tag verlangen, ohne die Entscheidung ausführlich begründen zu müssen. Wer eine solche Anweisung kennt, sollte sie bei jeder Erkrankung beachten.
Eine entsprechende Vorgabe kann für den gesamten Betrieb gelten oder nur einzelne Beschäftigte betreffen. Sie darf nicht erst ignoriert werden, weil der Arbeitgeber sie bisher nicht kontrolliert hat. Maßgeblich sind der Arbeitsvertrag, betriebliche Regelungen und konkrete Mitteilungen des Arbeitgebers.
Privat Versicherte und bestimmte ärztliche Bescheinigungen
Die elektronische Übermittlung ist vor allem auf gesetzlich Versicherte und das dafür vorgesehene Verfahren zugeschnitten. Wer privat krankenversichert ist, muss den Nachweis in der Regel selbst beim Arbeitgeber einreichen. Das gilt auch, wenn die Feststellung durch einen Arzt erfolgt, der nicht am vertragsärztlichen Versorgungssystem teilnimmt.
Auch bei einem Minijob in einem privaten Haushalt gelten Besonderheiten. In solchen Fällen sollte man nicht automatisch davon ausgehen, dass die eAU den Papiernachweis ersetzt. Im Zweifel ist die Personalstelle oder der private Arbeitgeber rechtzeitig zu fragen, welche Form verlangt wird.
Erkrankung im Ausland
Wer während eines Auslandsaufenthalts arbeitsunfähig wird, muss den Arbeitgeber schnellstmöglich über die Arbeitsunfähigkeit, ihre voraussichtliche Dauer und die Aufenthaltsadresse informieren. Gesetzlich Versicherte müssen zusätzlich ihre Krankenkasse benachrichtigen.
Eine ausländische Bescheinigung sollte man nicht erst nach der Rückkehr einreichen. Die Informationspflicht beginnt bereits am Aufenthaltsort, und bei einer längeren Erkrankung muss auch die weitere Dauer gemeldet werden.
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Arbeitsunfähigkeit während Urlaub oder an freien Tagen
Erkrankt man im Urlaub, muss die Arbeitsunfähigkeit ebenfalls ärztlich festgestellt und dem Arbeitgeber angezeigt werden, wenn die Urlaubstage wieder gutgeschrieben werden sollen. Eine bloße Mitteilung wie „Ich war krank“ genügt dafür nicht.
Auch arbeitsfreie Tage können Teil der ärztlich festgestellten Arbeitsunfähigkeit sein. Das ist besonders wichtig, wenn die Erkrankung am Wochenende beginnt oder eine Bescheinigung über einen zusammenhängenden Zeitraum ausgestellt wird.
Was bei einer verspäteten Bescheinigung droht
Wer die Arbeitsunfähigkeit nicht rechtzeitig anzeigt oder den erforderlichen Nachweis nicht erbringt, riskiert zunächst Probleme bei der Entgeltfortzahlung. Der Arbeitgeber kann die Zahlung grundsätzlich so lange zurückhalten, bis die vorgeschriebene Bescheinigung vorliegt. Das bedeutet nicht automatisch, dass der Anspruch endgültig verloren ist, aber die finanzielle Belastung kann erheblich sein.
Zusätzlich kommen eine Abmahnung und bei wiederholten oder besonders schweren Verstößen weitere arbeitsrechtliche Konsequenzen in Betracht. Ein einmaliges Versehen wird anders bewertet als eine bewusste Missachtung der Pflicht. Wer trotz ausdrücklicher Vorgabe regelmäßig ohne Nachweis fehlt, setzt seinen Arbeitsplatz unnötig aufs Spiel.
Eine rückwirkende Krankschreibung sollte man nicht als sichere Lösung einplanen. Ärztinnen und Ärzte dürfen den Beginn der Arbeitsunfähigkeit nur unter bestimmten Voraussetzungen rückdatieren, in der Regel höchstens für wenige Tage und nach sorgfältiger Prüfung. Ob eine Rückdatierung möglich ist, entscheidet die Arztpraxis, nicht der Beschäftigte.
Besonders riskant ist eine Lücke zwischen zwei Bescheinigungen. Wenn die erste Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung am Donnerstag endet, sollte die weitere Arbeitsunfähigkeit spätestens rechtzeitig für den anschließenden Zeitraum festgestellt werden. Ich würde den Arzttermin deshalb nicht erst aufschieben, bis die nächste Arbeitswoche bereits begonnen hat.
Die ärztliche Bescheinigung beweist außerdem nicht automatisch, dass jede arbeitsrechtliche Frage erledigt ist. Bei längeren Erkrankungen können zusätzlich Fragen zur Entgeltfortzahlung, zum Krankengeld oder zur Wiedereingliederung entstehen. Für den ersten Schritt bleibt aber entscheidend, den Arbeitgeber sofort zu informieren und Nachweisfristen einzuhalten.
Der sichere Ablauf am ersten Krankheitstag
Ich würde am ersten Krankheitstag in dieser Reihenfolge vorgehen. Zuerst informiere ich den Arbeitgeber über den Ausfall und die voraussichtliche Dauer. Danach prüfe ich, ob im Arbeitsvertrag oder im Betrieb ein Attest ab dem ersten Tag verlangt wird. Falls ja oder falls die Erkrankung länger andauert, kümmere ich mich rechtzeitig um die ärztliche Feststellung.- Sofort melden: Arbeitgeber und zuständige Ansprechperson informieren.
- Frist prüfen: Nachsehen, ob der Nachweis ab dem ersten Tag oder erst später verlangt wird.
- eAU beachten: Bei gesetzlicher Versicherung die Übermittlung durch die Arztpraxis sicherstellen.
- Verlängerung organisieren: Bei fortbestehender Arbeitsunfähigkeit keine zeitliche Lücke entstehen lassen.
- Nachweis sichern: Nachrichten, E-Mails und ärztliche Unterlagen aufbewahren.
Wer diese fünf Punkte beachtet, vermeidet den häufigsten Fehler. Die entscheidende Grenze liegt nicht allein beim vierten Krankheitstag, sondern bei der Kombination aus sofortiger Krankmeldung, den betrieblichen Vorgaben und einer rechtzeitig festgestellten Arbeitsunfähigkeit.
