Wer beruflich unterwegs ist, zahlt schnell für Bahn, Hotel, Parken und Verpflegung aus eigener Tasche. Ich zeige, welche Spesen in Deutschland im Jahr 2026 steuerlich berücksichtigt werden, wann der Arbeitgeber Kosten erstatten muss und wie Sie typische Fehler bei der Abrechnung vermeiden.
Die wichtigsten Zahlen und Regeln auf einen Blick
- 14 Euro gibt es bei einer eintägigen beruflichen Abwesenheit von mehr als acht Stunden.
- 28 Euro gelten für jeden vollen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit.
- Fahrt-, Hotel- und notwendige Nebenkosten sind grundsätzlich gegen Nachweis erstattungsfähig, sofern die Reise dienstlich veranlasst war.
- Frühstück, Mittag- und Abendessen kürzen die Verpflegungspauschale, auch wenn der Arbeitgeber die Mahlzeit kostenlos bereitstellt.
- Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Reiserichtlinie entscheiden häufig darüber, ob neben der steuerlichen Pauschale ein arbeitsrechtlicher Erstattungsanspruch besteht.
Was unter Spesen im Arbeitsrecht tatsächlich fällt
„Spesen“ ist kein eigener gesetzlicher Fachbegriff. Gemeint sind meist Aufwendungen, die Beschäftigten wegen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungsmehraufwand und notwendige Nebenkosten wie Parkgebühren oder Maut.
Entscheidend ist die Abgrenzung zum normalen Arbeitsweg. Die Fahrt von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte ist normalerweise keine Dienstreise. Dafür gibt es keine Reisekostenerstattung, sondern lediglich die steuerliche Entfernungspauschale. Fahre ich dagegen im Auftrag des Arbeitgebers zu einem Kunden, einer Baustelle, einer Schulung oder einem anderen betrieblichen Standort, liegt regelmäßig eine Auswärtstätigkeit vor.
Ich rate dazu, drei Ebenen sauber auseinanderzuhalten. Arbeitsrecht beantwortet die Frage, ob der Arbeitgeber zahlen muss. Das Steuerrecht legt fest, welche Erstattung steuerfrei bleiben kann. Die interne Reiserichtlinie bestimmt schließlich, welche Belege, Fristen und Buchungsvorgaben im Unternehmen gelten.
Welche Kosten typischerweise dazugehören
- Tickets für Bahn, Bus und Flug sowie notwendige Taxifahrten
- Kilometerkosten bei der Nutzung eines privaten Fahrzeugs
- Hotel- oder sonstige angemessene Übernachtungskosten
- Verpflegungsmehraufwand nach den gesetzlichen Pauschalen
- Parkgebühren, Maut, Fähren und erforderliche Gepäckkosten
- geschäftlich veranlasste Telefon-, Internet- oder Visakosten
Private Ausgaben gehören nicht dazu. Ein teurer Umweg, ein verlängertes Wochenende am Reiseort oder zusätzliche Kosten für mitreisende Angehörige müssen grundsätzlich selbst getragen werden. Bei gemischten Reisen sollte ich den beruflichen Anteil nachvollziehbar dokumentieren, sonst kann die gesamte Abrechnung angreifbar werden.
Welche Pauschalen 2026 für Dienstreisen gelten
Für berufliche Reisen innerhalb Deutschlands gelten auch 2026 feste Verpflegungspauschalen. Die tatsächlichen Restaurantkosten werden dabei nicht einzeln ersetzt. Die Pauschale soll den zusätzlichen Aufwand ausgleichen, der durch die Abwesenheit vom eigenen Haushalt entsteht.
| Reisesituation | Pauschale 2026 |
|---|---|
| Eintägige Abwesenheit von mehr als 8 Stunden | 14 Euro |
| An- oder Abreisetag mit Übernachtung außerhalb der Wohnung | 14 Euro |
| Voller Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit | 28 Euro |
| Abwesenheit bis einschließlich 8 Stunden | keine Verpflegungspauschale |
Diese Beträge ergeben sich aus § 9 Abs. 4a EStG. Nach den Lohnsteuer-Hinweisen 2026 können sie vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder bei der Einkommensteuer als Werbungskosten berücksichtigt werden, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. Eine doppelte Berücksichtigung ist jedoch ausgeschlossen.
Was bei gestellten Mahlzeiten passiert
Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter eine Mahlzeit kostenlos bereit, wird die Pauschale gekürzt. Für ein Frühstück gelten 20 Prozent der vollen Tagespauschale, also 5,60 Euro. Mittag- und Abendessen führen jeweils zu einer Kürzung um 40 Prozent, also 11,20 Euro.
Ein Beispiel macht die Regel verständlich. Erhalte ich an einem vollen Abwesenheitstag ein Frühstück und ein Mittagessen, werden 5,60 Euro und 11,20 Euro von den 28 Euro abgezogen. Übrig bleiben 11,20 Euro. Die Kürzung gilt auch dann, wenn ich die Mahlzeit nicht gegessen habe, sie aber vom Arbeitgeber angeboten wurde.
Fahrt- und Übernachtungskosten
Bei öffentlichen Verkehrsmitteln werden die notwendigen tatsächlichen Kosten angesetzt. Für ein privates Kraftfahrzeug können steuerlich grundsätzlich 0,30 Euro je Kilometer berücksichtigt werden, für andere motorisierte Fahrzeuge 0,20 Euro je Kilometer. Ob der Arbeitgeber genau diese Sätze oder eine andere interne Regelung verwendet, richtet sich nach Vertrag, Tarifvertrag oder Reiserichtlinie.
Hotelkosten werden grundsätzlich in der tatsächlich notwendigen und angemessenen Höhe erstattet. Für Arbeitgeber gibt es im Inland zusätzlich eine steuerliche Übernachtungspauschale von 20 Euro. Diese ist nicht mit einem allgemeinen Anspruch des Arbeitnehmers auf 20 Euro ohne Hotelbeleg gleichzusetzen. In der Praxis ist die Erstattung der belegten Hotelrechnung meist die klarere Lösung.
Bei einer länger dauernden Tätigkeit am selben auswärtigen Ort gelten besondere Grenzen. Vor allem die Dreimonatsfrist für Verpflegungsmehraufwand wird häufig übersehen. Nach einer ausreichend langen Unterbrechung kann die Frist neu beginnen, eine bloße kurze Abwesenheit reicht dafür aber nicht ohne Weiteres aus.
Wann der Arbeitgeber die Kosten übernehmen muss
Eine steuerliche Pauschale ist nicht automatisch ein arbeitsrechtlicher Zahlungsanspruch. Sie sagt zunächst nur, welcher Betrag steuerfrei erstattet oder steuerlich geltend gemacht werden kann. Ob der Arbeitgeber tatsächlich zahlen muss, ergibt sich vor allem aus dem Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einer verbindlichen Reiserichtlinie.
Fehlt eine ausdrückliche Regelung, kann trotzdem ein Anspruch auf Ersatz notwendiger Aufwendungen bestehen. Grundlage ist regelmäßig eine entsprechende Anwendung von § 670 BGB. Danach sollen Beschäftigte nicht auf Kosten sitzen bleiben, die sie im Interesse und auf Veranlassung des Arbeitgebers machen durften.
Das bedeutet aber nicht, dass jede Ausgabe automatisch ersetzt wird. Die Reise muss dienstlich veranlasst sein, die Ausgabe muss erforderlich oder zumindest angemessen sein und die Vorgaben des Unternehmens sollten eingehalten werden. Wer ohne Genehmigung ein Luxuszimmer bucht, obwohl eine günstige Unterkunft vorgeschrieben ist, riskiert, auf der Differenz sitzen zu bleiben.
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Arbeitsrechtliche Erstattung und Steuerrecht sind nicht dasselbe
Der Arbeitgeber kann freiwillig mehr erstatten als die steuerliche Pauschale. Der Teil über dem steuerfreien Betrag kann dann jedoch lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig werden. Umgekehrt kann eine steuerlich ansetzbare Pauschale bestehen, obwohl der Arbeitgeber sie nicht auszahlt. Dann kommt unter Umständen der Abzug als Werbungskosten in Betracht.
Auch Reisezeit und Reisekosten sind zwei verschiedene Themen. Ob die Fahrt als Arbeitszeit zu vergüten ist, hängt unter anderem von der Art der Reise und den Vorgaben des Arbeitsvertrags ab. Die Erstattung des Bahntickets beantwortet deshalb noch nicht die Frage, ob die Reisezeit bezahlt werden muss.
So rechnen Sie eine Dienstreise sauber ab
Eine gute Abrechnung muss nicht kompliziert sein. Sie sollte aber so vollständig sein, dass eine dritte Person den beruflichen Zweck, die Dauer und die Kosten nachvollziehen kann. Ich würde jede Reise möglichst zeitnah dokumentieren und nicht mehrere Monate warten.
- Reisezweck festhalten. Notieren Sie Kunde, Projekt, Schulung oder sonstigen dienstlichen Anlass.
- Abwesenheitszeiten dokumentieren. Entscheidend sind Beginn und Ende der Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
- Belege sammeln. Dazu gehören Tickets, Hotelrechnungen, Parkquittungen, Mautbelege und gegebenenfalls Zahlungsnachweise.
- Verpflegung prüfen. Tragen Sie ein, welche Mahlzeiten gestellt wurden, damit die Pauschale richtig gekürzt wird.
- Interne Frist einhalten. Maßgeblich können kurze Ausschlussfristen aus Vertrag oder Tarifvertrag sein.
- Abrechnung einreichen und Kopie behalten. Bei einer späteren Auseinandersetzung ist die eigene Dokumentation oft entscheidend.
Ein Beispiel: Eine Arbeitnehmerin fährt am Dienstag um 7 Uhr zu einer zweitägigen Schulung und kehrt am Mittwoch um 19 Uhr zurück. Für Dienstag und Mittwoch erhält sie jeweils 14 Euro, sofern an beiden Tagen außerhalb übernachtet wird. Für den gesamten Mittwoch gibt es nicht automatisch 28 Euro, weil An- und Abreisetage mit Übernachtung jeweils mit dem niedrigeren Satz behandelt werden.
Findet die Schulung an beiden Tagen statt und stellt der Veranstalter Frühstück und Mittagessen bereit, muss die Abrechnung zusätzlich gekürzt werden. Genau an solchen Stellen entstehen die meisten Fehler, weil Beschäftigte zwar die Reisedaten, nicht aber die gestellten Mahlzeiten eintragen.
Welche Fehler bei Spesen besonders häufig sind
Der häufigste Irrtum ist die Annahme, die Verpflegungspauschale sei ein frei verfügbares Essensgeld. Sie wird unabhängig von den tatsächlichen Restaurantpreisen gezahlt und darf deshalb nicht einfach durch höhere Belege aufgestockt werden. Wer für 35 Euro zu Mittag isst, erhält nicht automatisch 35 Euro zurück.
Ebenso problematisch ist die Vermischung von Dienstreise und Arbeitsweg. Ein regelmäßiger Weg zum festen Arbeitsort löst grundsätzlich keinen Spesenanspruch aus. Anders kann es aussehen, wenn der Arbeitgeber vorübergehend einen anderen Arbeitsort anweist und dadurch zusätzliche Kosten entstehen.
- Fehlende Genehmigung: Die Reiserichtlinie verlangt oft eine vorherige Freigabe.
- Unvollständige Belege: Ein Kontoauszug ersetzt nicht immer die erforderliche Rechnung.
- Falsche Tagespauschale: An- und Abreisetage werden häufig mit 28 statt 14 Euro angesetzt.
- Übersehene Mahlzeiten: Kostenlose Hotel- oder Tagungsverpflegung muss angegeben werden.
- Verspätete Forderung: Eine arbeitsvertragliche Ausschlussfrist kann den Anspruch deutlich früher beenden als die gesetzliche Verjährung.
- Private Zusatzkosten: Freizeit, Begleitpersonen und persönliche Upgrades sind meist nicht erstattungsfähig.
Wenn der Arbeitgeber eine Abrechnung vollständig ablehnt, sollte ich zunächst die konkrete Rechtsgrundlage prüfen. Gibt es eine Reiserichtlinie, einen Tarifvertrag oder eine klare betriebliche Übung? Erst danach lässt sich seriös beurteilen, ob eine Nachforderung sinnvoll ist. Eine pauschale Berufung auf die Steuerbeträge reicht dafür nicht aus.
Was bei der Erstattung am Ende wirklich zählt
Für eine korrekte Abrechnung müssen dienstlicher Anlass, Abwesenheitsdauer, notwendige Kosten und gestellte Mahlzeiten zusammenpassen. Die Beträge von 14 und 28 Euro sind wichtige steuerliche Orientierungspunkte, ersetzen aber keine Prüfung des Arbeitsvertrags.
Meine praktische Empfehlung ist einfach. Lassen Sie Dienstreisen vorab genehmigen, bewahren Sie jeden Beleg auf und reichen Sie die Abrechnung zeitnah ein. Wenn es um wiederkehrende Einsätze, eine längere Tätigkeit an einem anderen Ort oder eine verweigerte Erstattung geht, sollte die konkrete Regelung rechtlich geprüft werden, bevor eine kurze Ausschlussfrist abläuft.
